Bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung gilt, dass die tatsächlichen Aufwendungen für beruflich veranlasste Fahrten als Werbungskosten abziehbar sind. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die durch die Kfz-Nutzung entstehen, können die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die für das Fahrzeug als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind. Das heißt also, dass die Kilometerpauschalen nur eine Alterative zu den tatsächlichen Kosten darstellen. Somit ist gesetzlich eindeutig geregelt, dass die tatsächlichen Aufwendungen, die durch die persönliche Benutzung eines Fahrzeugs entstehen, berücksichtigt werden können oder alternativ die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden können. Diese Regelung gilt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für alle Überschusseinkunftsarten, wie z. B. bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung.
Fazit: Das Problem ist somit, wie die privaten bzw. die beruflichen Anteile der insgesamt pro Jahr zurückgelegten Kilometer ermittelt werden können. Die analoge Anwendung der 1%-Regelung ist als Schätzungsmethode unzulässig, weil sie nur bei Fahrzeugen angewendet werden darf, die zum Betriebsvermögen gehören. Bei Überschusseinkünften gehören die vermieteten Objekte jedoch regelmäßig zum Privatvermögen.
Es kommt darauf an, die privaten bzw. die beruflichen Anteile der insgesamt pro Jahr zurückgelegten Kilometer zu ermitteln. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist sehr mühsam, sodass eine alternative Möglichkeit zu bevorzugen ist. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
- Es sind jeweils die Kilometerstände am 1.1. und am 31.12. eines Jahres festzuhalten. Des Weiteren sind alle beruflichen Fahrten aufzuzeichnen. Die Differenz ist die Jahresfahrleistung. Als Werbungskosten abziehbar sind:
PKW-Gesamtkosten: Jahresfahrleitung = Kosten pro Km x beruflich gefahrene Km - Aufzeichnung aller beruflichen Fahrten über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum von 3 Monaten entsprechend dem BMF-Schreiben vom 18.11.2009 (IV C 6 - 52177/97/10004). Die berufliche Nutzung darf in jeder geeigneten Form dargelegt und glaubhaft gemacht werden. Die berufliche Nutzung kann durch formlose Aufzeichnungen, Eintragungen im Terminkalender, Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen glaubhaft gemacht werden. Der hiernach ermittelte Prozentsatz kann dauerhaft zugrunde gelegt werden, solange keine wesentlichen Veränderungen bei der Kfz-Nutzung eintreten.
Die formlosen Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum von 3 Monaten sind jedenfalls einfacher als das Führen eines Fahrtenbuchs und es kann dann der Prozentsatz zugrunde gelegt werden, der über einen repräsentativen 3-Monatszeitraum ermittelt worden ist. Es ist sinnvoll, einen möglichst repräsentativen 3-Monatszeitraum zu wählen.
Tipp: Um unliebsame Überraschungen zu vermeiden, sollte diese Vorgehensweise (unter Hinweis auf das BMF-Schreiben) mit dem Finanzamt abgestimmt werden.