Fahrtenbuch: Anerkennung durch das Finanzamt
21-02-2020

Ein Fahrtenbuch zu führen ist mit größerem Aufwand verbunden. Wer z. B. die 1%-Regelung vermeiden will, muss ein Fahrtenbuch führen. Wie das Fahrtenbuch auszusehen hat, ist gesetzlich nicht geregelt. Rechtsprechung und Finanzverwaltung haben im Laufe der Jahre festgelegt, wie ein Fahrtenbuch aussehen muss und welche Angaben darin enthalten sein müssen. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann von einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch ausgegangen werden. Das Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen auswärtigen Tätigkeit,
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
  • Reisezweck mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner
  • die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten (nur mit einem kurzen Vermerk) und
  • die Privatfahrten, nur mit Angabe der gefahrenen Kilometer, ohne Angaben zum Reiseweg und Reisezweck

Im Fahrtenbuch müssen also alle Fahrten aufgeführt werden (die betrieblichen und die privaten). Aufgrund dieser Aufzeichnungen kann dann der Prozentsatz der privaten Fahrten im Verhältnis zu den insgesamt gefahrenen Kilometern ermittelt werden. Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb und Familienheimfahrten sind innerhalb des Fahrtenbuchs gesondert auszuweisen, weil für diese Fahrten nur die Entfernungspauschale als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen.

Hinweis: Angaben im Fahrtenbuch zur jeweiligen Abfahrts- und Ankunftszeit sind nicht erforderlich. Nur wenn der Unternehmer anhand des Fahrtenbuchs auch die Pauschalen für Verpflegungsaufwand ermitteln will, sollte er auch die Abfahrts- und Ankunftszeiten notieren.

Das Fahrtenbuch ist ordnungsgemäß, wenn die Eintragungen vollständig und richtig sind. Das Finanzamt darf allerdings nicht zu pingelig sein, weil nach der BFH-Rechtsprechung kleinere Fehler unschädlich sind. Folgende Einzelheiten sind zu beachten:

  • Das Fahrtenbuch muss zeitnah erstellt werden (ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch ist steuerlich nicht anzuerkennen).
  • Es muss in geschlossener Form geführt werden (lose Blätter reichen nicht, es muss geheftet in Buchform vorliegen).
  • Jede Fahrt ist einzeln zu erfassen.
  • Der Kilometerstand ist bei Beginn und Ende der jeweiligen Fahrt anzugeben.
  • Teilabschnitte dürfen zu einer Eintragung verbunden werden. Die einzelnen Kunden und Geschäftspartner sind in der Reihenfolge festzuhalten, in der sie aufgesucht worden sind.
  • Wird eine berufliche Fahrt durch eine Privatfahrt unterbrochen, z. B. am Ende eines Teilabschnitts, ist der Gesamtkilometerstand jeweils zu Beginn und am Ende der Unterbrechung auszuweisen.
  • Eine einzelne Fehleintragung bzw. wenige Fehleintragungen ohne größere Auswirkungen sind ohne Bedeutung. Das ist z. B. der Fall, wenn die Kilometerangaben laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnung nicht exakt übereinstimmen (Werkstattangaben können ungenau sein), wenn die Kilometerangaben nicht mit den Daten eines Routenplaners übereinstimmen, weil niemand verpflichtet ist, die laut Routenplaner vorgegebene kürzeste Strecke zu wählen, wenn vergessen wurde, eine einzelne Fahrt, für die eine Tankquittung vorhanden ist, ins Fahrtenbuch einzutragen.

Das Reiseziel ist im Fahrtenbuch zu benennen. Die Reiseroute braucht nur dann angegeben zu werden, wenn das Reiseziel nicht auf direktem Weg angefahren wird. Dabei ist aber nicht die gesamte Reiseroute aufzuführen, sondern nur der gefahrene Umweg.


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